Cuentas Institucionales y Servicios Digitales

Conozca las condiciones de las cuentas institucionales: acceso autorizado, servicios limitados, correo, almacenamiento, seguridad y responsabilidades.

Versión del documento: 22 de octubre de 2026. Aplicable desde su publicación y comunicación a los usuarios, respetando las condiciones ya válidamente acordadas.

Política de Acceso para Miembros-Usuarios

Esta página explica las condiciones de acceso a recursos digitales administrados por la red colaboradora de Globcal International y Unify Cooperative. La invitación identifica a la organización que administra la cuenta, el responsable de contacto y los servicios autorizados.

Puerto Carreño Online es una publicación independiente de David J. Wright. Asociación Puerto Carreño, actualmente en formación, apoya su directorio. La colaboración con una infraestructura digital no transfiere la propiedad ni la dirección editorial de la publicación.

Los recursos disponibles mediante Google for Nonprofits se asignan conforme a las condiciones de la organización administradora. Las licencias no se venden como parte de una página del directorio. La inscripción gratuita y los encargos editoriales mantienen condiciones separadas.

A Quiénes Se Dirige

Los recursos se ofrecen a personas identificadas y autorizadas para una función institucional. Cada invitación precisa la vinculación, el tipo de acceso y sus condiciones.

La membresía de Asociación Puerto Carreño se tramita por separado del registro de un establecimiento. Para solicitar las herramientas completas de Google Workspace se requiere la membresía asociativa correspondiente y la aprobación de la administración que asigna los recursos. La membresía no habilita automáticamente todas las aplicaciones.

La administración puede autorizar una identidad con servicios limitados para otras colaboraciones concretas. Registrar un negocio o pagar una página ampliada no concede automáticamente una cuenta, almacenamiento ni herramientas de Google Workspace.

Identidad Administrada y Servicios Limitados

Una identidad administrada mediante Cloud Identity permite utilizar los servicios que la administración haya habilitado. No equivale por sí sola a una cuenta completa de Google Workspace con Gmail, almacenamiento y todas sus herramientas.

En la modalidad limitada de nuestra red pueden habilitarse Google Groups, Contactos, consulta de Google Sites y servicios autorizados como Books, Maps o YouTube. La invitación concreta los accesos disponibles. Esta modalidad no incluye Gmail ni funciones de Drive o Google Photos.

La invitación informa qué aplicaciones están disponibles y cómo acceder a ellas. La presencia de un servicio en el catálogo de Google no significa que esté autorizado para esa identidad.

Una dirección con reenvío es una modalidad distinta: recibir mensajes mediante un alias no crea por sí solo una cuenta de Google ni un inicio de sesión.

Su Dirección Dentro de la Red

Según su vinculación, se asignará una dirección con el siguiente formato:

• sunegocio@puertocarreno.com

• nombre.apellido@puertocarreno.com

• nombre.apellido@vichada.net

La administración puede autorizar más de una dirección según la vinculación.

Las direcciones se escriben sin acentos o tildes ni «ñ». El administrador resolverá los nombres coincidentes y determinará si una segunda dirección corresponde a una cuenta o a un alias; tener dos direcciones no significa disponer de dos licencias o dos cuotas de almacenamiento.

La publicación de una dirección institucional como contacto del establecimiento se acuerda con su responsable. La dirección de acceso a una cuenta no se convierte automáticamente en un dato de contacto público.

El usuario puede conservar su correo personal y utilizar un destino privado para el reenvío autorizado. Los datos entregados únicamente para gestionar el registro o la cuenta se tratan conforme a su finalidad y a las autorizaciones aplicables.

Correo Institucional y Reenvío

Cuenta de Google Workspace

Para Miembros-Usuarios que necesitan correo institucional, almacenamiento y herramientas de colaboración.

Permite iniciar sesión con la cuenta principal asignada y utilizar las aplicaciones habilitadas: Gmail sin anuncios, Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Calendario, Meet y otras herramientas autorizadas.

Las unidades compartidas permiten organizar archivos de trabajo para la continuidad de los equipos. Los servicios, permisos y límites dependen de la licencia y de la configuración de la red.

Dirección con Reenvío

Para Miembros-Usuarios que prefieren seguir utilizando su buzón habitual y no necesitan una cuenta completa de Workspace.

La administración puede configurar una dirección institucional que reenvíe los mensajes al correo autorizado por el usuario. Esta modalidad:

• Permite publicar la dirección institucional como contacto cuando exista autorización.

• No crea por sí sola una cuenta de Google ni un acceso a Workspace.

• No añade almacenamiento al buzón de destino.

• No incluye las herramientas ni la gestión de dispositivos de una cuenta completa.

El reenvío permite recibir mensajes; no configura automáticamente el envío desde la dirección institucional. Cualquier función de envío con esa identidad requiere una configuración compatible y autorizada. El usuario debe comprobar la recepción y mantener operativo su buzón de destino.

Almacenamiento y Uso Responsable

Esta sección se aplica a las cuentas completas de Google Workspace autorizadas. Las identidades limitadas de Cloud Identity no reciben almacenamiento de Drive o Photos en nuestra configuración. Una dirección con reenvío tampoco añade almacenamiento.

Una cuenta gratuita de Google incluye 15 GB compartidos entre Gmail, Drive y Google Photos. Google Workspace for Nonprofits incluye 100 TB de almacenamiento conjunto para toda la organización.

Cada cuenta de Google Workspace tiene un límite de almacenamiento de 1 TB, establecido por la administración de nuestra red. Este límite se aplica al consumo conjunto de Gmail, Google Drive y Google Photos, cuando este último esté habilitado; no corresponde a 1 TB por aplicación.

El almacenamiento se utiliza para el trabajo vinculado al negocio u organización y forma parte del fondo común de la red. El límite de 1 TB por cuenta no constituye una reserva independiente del almacenamiento disponible para toda la organización. Los alias y las direcciones adicionales vinculadas a una misma cuenta no aumentan su límite.

Las unidades compartidas también consumen almacenamiento de la organización y se administran por separado. Su acceso depende de los permisos asignados.

Cada Miembro-Usuario debe revisar su consumo y mantener organizados sus archivos y mensajes para trabajar dentro del límite establecido.

Quien ya disponga de 100 GB u otra capacidad en su cuenta habitual y no necesite recursos adicionales puede solicitar la modalidad de reenvío. El almacenamiento de esa cuenta sigue sujeto a su propio proveedor o suscripción.

Servicios Incluidos y Restricciones

Cada modalidad ofrece únicamente los servicios habilitados para su función institucional. Las herramientas de colaboración de Workspace no se incluyen automáticamente en una identidad limitada o dirección con reenvío.

Las modalidades de acceso no incluyen suscripciones ni consumos gratuitos de Google Voice, Google Cloud o Gemini Enterprise. La eventual habilitación de la aplicación Gemini incluida en Workspace no equivale a una suscripción a Gemini Enterprise.

Por razones de seguridad, organización y capacidad de soporte, determinadas aplicaciones, integraciones y funciones están bloqueadas o restringidas. Su presencia en el catálogo de Google no significa que estén disponibles para los Miembros-Usuarios.

No está permitido:

• Añadir dominios propios, comerciales o personales a nuestra infraestructura.

• Utilizar la red para alojar el correo de un dominio particular.

• Revender, ceder o prestar cuentas o licencias.

• Compartir contraseñas o permitir que terceros utilicen una cuenta asignada.

• Activar servicios de pago o generar cargos a nombre de la red sin autorización.

• Eludir restricciones administrativas o utilizar los recursos para fines ajenos a la vinculación autorizada.

Activación Dentro de 14 Días

El plazo para activar la cuenta es de 14 días calendario desde la entrega de la invitación y los datos de acceso. Para cuentas entregadas anteriormente que sigan sin activarse, el plazo contará desde la comunicación de esta política.

Dentro de ese plazo, el Miembro-Usuario deberá:

• Iniciar sesión con su cuenta principal.

• Cambiar la contraseña provisional, cuando corresponda.

• Completar la configuración de seguridad solicitada, incluida la verificación en dos pasos cuando sea requerida.

• Incorporar una fotografía de perfil que permita identificarlo en el directorio interno.

• Completar el registro de los dispositivos para los que se le haya solicitado esta configuración.

• Confirmar al administrador, por el canal indicado en la invitación, que el acceso y los servicios autorizados quedaron activos.

Si encuentra una dificultad, deberá comunicarla dentro del plazo para que quede registrada y se determine cómo resolverla.

Si no activa la cuenta ni comunica una dificultad dentro de los 14 días, se entenderá que no acepta el recurso ofrecido y la cuenta será eliminada, previa revisión de cualquier información institucional que deba conservarse. Perderá el acceso con esa cuenta al correo y a los servicios vinculados. No se mantendrán indefinidamente cuentas sin activar.

La ausencia de fotografía indica que falta completar el perfil, pero no será la única prueba de falta de uso. La administración verificará los registros disponibles de inicio de sesión y actividad.

Quien prefiera el reenvío deberá solicitarlo y confirmar su funcionamiento dentro del mismo plazo. Un alias de reenvío no requiere iniciar sesión en Workspace.

Registro y Protección de Dispositivos

El registro autorizado de dispositivos facilita identificar los equipos que acceden a la cuenta y revisar los datos de seguridad disponibles. Ante una alerta de pérdida, robo o acceso no autorizado, la administración podrá aplicar las medidas que permita la configuración: revocar sesiones o accesos de la cuenta y, cuando sea compatible, bloquear el acceso del dispositivo a los servicios institucionales.

Estas funciones dependen del sistema operativo, el tipo de administración y la configuración completada. El registro no constituye una promesa de localización física, recuperación del equipo, bloqueo total del teléfono ni recuperación garantizada de archivos.

El Miembro-Usuario debe atender las invitaciones de seguridad y reportar oportunamente cualquier incidente. La información técnica se utilizará para administrar el acceso y proteger los recursos de la red.

Si el usuario no completa las medidas de registro y seguridad cuando se le ofrecen, la administración no prestará posteriormente un servicio de configuración retroactiva o restablecimiento del acceso del dispositivo omitido. Tampoco recuperará cuentas personales ni desbloqueará equipos ajenos a la gestión autorizada.

Esto no impide que la administración suspenda una cuenta o revoque accesos para proteger la red ante un incidente.

Administración y Responsabilidad del Usuario

La organización identificada en la invitación administra la asignación, los permisos, las restricciones y el retiro de los recursos. Las cuentas administradas no son cuentas personales independientes ni conceden un derecho permanente a los servicios.

Cada Miembro-Usuario debe proteger sus credenciales, aprender el manejo básico de las herramientas, consultar la ayuda disponible y mantener actualizados sus datos de contacto.

El beneficio no incluye capacitación individual permanente, reparación de equipos, migración de archivos personales ni soporte técnico ilimitado. La administración atiende la gestión institucional dentro del alcance comunicado.

El acceso se mantiene mientras exista la vinculación institucional o función autorizada y se cumplan sus condiciones. Al terminar esa relación se retiran los accesos y se coordina la conservación o transferencia de la información institucional que corresponda. Ante riesgos de seguridad, el acceso puede suspenderse de inmediato.

La administración de una cuenta no otorga propiedad sobre Puerto Carreño Online ni sobre las obras personales de sus autores. Los contenidos elaborados para una organización se rigen por los acuerdos y permisos correspondientes.

La retirada de una cuenta no elimina el Gmail personal del usuario. Una nueva asignación o reactivación requiere revisión y autorización.

Cómo Aceptar el Recurso

Revise la organización administradora, el tipo de recurso ofrecido y los servicios habilitados en su invitación. Confirme su aceptación o consulte si necesita una modalidad diferente. La asignación requiere autorización; no se elige una licencia mediante la contratación de una página.

Complete los pasos aplicables dentro de los 14 días. Una identidad sin correo institucional confirma su activación por el canal indicado. Una dirección con reenvío confirma la recepción y no requiere iniciar sesión en Workspace.

Los plazos de activación, las condiciones de vinculación y las restricciones internas de esta política son decisiones de administración de la red, no exigencias generales de Google.

Referencias de Google

• Google Workspace for Nonprofits: funciones y almacenamiento.

• Comparación de funciones para organizaciones sin fines de lucro.

• Cómo funciona el almacenamiento de Google.

• Direcciones alternativas y alias de correo.

• Aprobación y bloqueo de dispositivos administrados.

Las funciones de Google están sujetas a la edición contratada, sus condiciones vigentes y la configuración autorizada.

• Ediciones y alcance de Cloud Identity.

Consulte también las Políticas de Puerto Carreño Online. Las consultas sobre la publicación pueden enviarse a Contáctanos; las consultas de administración de cuentas se dirigen al responsable identificado en la invitación.